Fazendo a conferência
Existem dois pré-requisitos para que esta conferência possa ser feita. Veja quais são:
1 A nota fiscal já deve estar lançada no sistema por meio da tela de digitação. Para saber mais sobre o assunto, leia o artigo: Como fazer a digitação de uma Nota Fiscal de Entrada?
2 Tal nota não pode estar atualizada, ela deve estar armazenada, já que é a partir destas notas armazenadas que se faz a conferência da entrada no estoque. Para saber como armazenar uma nota, leia o artigo: Como armazenar uma Nota Fiscal de Entrada?
Dito isto, já podemos abrir a tela de conferência. No Retaguarda, acesse: Estoque > Digitações > Confere Qtde NF Entrada Digitadas.
Na parte superior da tela serão exibidas todas as notas fiscais armazenadas. Confira os campos desta parte:
1 CNPJ: O sistema informa o CNPJ do emitente da nota fiscal. Você também pode usar o campo para digitar um CNPj e conferir todas as notas que estão armazenadas no sistema da empresa em questão.
2 Nota: O sistema informa o número da nota fiscal. Novamente, você pode utilizar este campo para encontrar alguma nota específica.
3 Conferido: O sistema informa a quantidade de produtos conferidos desta nota fiscal. Inicialmente, este campo aparece zerado.
Na sequência, ao centro da tela, aparece o campo Código. Aqui, você deve informar o código do produto que está sendo conferido. A cada código informado, automaticamente será inserida “1” quantidade conferida. É mais fácil utilizar o leitor de códigos de barras para preencher este campo, com ele tudo acontece automaticamente. Se você não tiver o leitor, informe diretamente a quantidade conferida na grid de produtos abaixo.
Por fim, temos a tal grid de produtos. Ela exibe os produtos da nota fiscal selecionada acima. À medida que se seleciona uma nota fiscal, os produtos dela vão sendo exibidos. Se você clicar em mais de uma nota com o Ctrl pressionado, os produtos serão verificados e aqueles que tiverem o código igual serão somados. Na conferência, devem ser selecionadas as notas que serão conferidas e utilizar-se o total de itens de todas as notas selecionadas.
Veja os campos da grid de produtos:
1 Item: Informa o número sequencial dos itens encontrados na nota fiscal.
2 Código: Exibe o código reduzido do produto.
3 Descrição: Mostra a descrição do produto.
4 Lote: Determina o lote do produto.
5 Qtd. Contada: Aqui você deve informar a quantidade conferida do produto.
Observações finais
À medida em que vai se informando as quantidades, as notas fiscais vão tendo seu campo Conferido atualizado, mostrando a quantidade já conferida.
As notas fiscais ainda não conferidas são exibidas na cor vermelha, o mesmo acontece com os produtos cujas quantidades digitadas na nota fiscal e conferidas não coincidem. A partir do momento em que as quantidades forem conferidas e coincidirem, o produto ou nota fiscal será exibido na cor preta.
Ao terminar o processo, pressione o botão Gravar. O sistema fará o seguinte questionamento:
Caso você apertar Sim, a atualização da conferência será confirmada. Clicando em Não, o sistema permanecerá nesta mesma tela, aguardando nova entrada de dados.
Caso o parâmetro Atualizar NF Entrada Via Digitação estiver configurado como “Não”, no momento em que o botão Sim for pressionado, a atualização da nota fiscal será iniciada (desde que as quantidades conferidas sejam iguais às quantidades informadas na digitação da nota fiscal quando ela foi armazenada).
Para configurar o parâmetro em questão, acesse: Parâmetros > Parametrização. Então, selecione o grupo Classe de Estação e, no campo Item, escolha a estação para qual a configuração será válida. Depois, basta procurar pelo parâmetro Atualizar NF Entrada Via Digitação na lista. Veja:
Para acompanhar as notas fiscais que foram atualizadas com as quantidades digitadas e conferidas em divergência, você pode utilizar o relatório CO0009N – Notas de Entrada Divergentes com conferido.
Vale lembrar que na tela Confere Qtde NF Entrada Digitadas, o botão Limpar apaga os dados digitados até então para que possa ser iniciado um novo processo de conferência.
