Agora, os pais podem comprar pacotes de vacinas completos para seus filhos, que suprirão a necessidade de toda a infância. O sistema já está adaptado para listar todas as vacinas que cada paciente irá tomar e pré-definir a data de aplicação de cada uma delas.
Pré-requisitos
Para a ferramenta de controle de vacinas funcionar corretamente são necessários alguns pré-requisitos.
Em primeiro lugar, você precisa cadastrar um tipo de recebimento para fazer o recebimento antecipado de pedidos de vacinas. Para isso, no Retaguarda, acesse: Parâmetros > Tabelas Genéricas > Tipos de Recebimentos e faça o cadastro.
Você pode preencher o campo Código com o número “9” e a Descrição com “recebe pedido antecipado”.
Na sequência, cadastre uma finalizadora para a antecipação de pedido. É só abrir a tela Finalizadoras e fazer o cadastro. Para isso, basta utilizar o atalho via as teclas Alt + F12 e digitar o nome da tela.
Você pode preencher o campo Código com o número “14” e a Descrição com “dinheiro recebe pedi”.
Parâmetros
Então, existem sete parâmetros para serem configurados. Cinco deles fazem parte do grupo Classe de Estação. Clique em: Parâmetros > Parametrização e selecione o grupo. Depois, no campo Item, escolha a estação para a qual a configuração será aplicada:
Veja quais são os parâmetros a serem configurados no grupo Classe de Estação:
1 Capturar Pedido: Valore-o como “Sim”.
2 Consistência do estoque: Selecione “Sim”.
3 Consultar Estoque: Novamente, clique em “Sim”.
4 Faturamento parcial de pedidos: A valoração correta mais uma vez é “Sim”.
5 Pedido pelo código de barras: Neste caso, deve ser valorado como “Não”.
Agora, você deve selecionar o grupo Filial. Novamente, utilize o campo Item para escolher a filial à qual a parametrização será aplicada:
Aqui serão configurados mais dois parâmetros. Veja:
1 Finalizadora padrão para recebimento antecipado de pedidos: Valore com o número equivalente à finalizadora que você cadastrou para este fim (no nosso exemplo, seria “14”).
2 Tipo de recebimento para recebimento antecipado de pedidos: Selecione o número correspondente ao tipo de recebimento que você cadastrou para este fim (no nosso exemplo, seria “9”).
Orcamento.exe
O aplicativo Orcamento.exe teve algumas alterações para se adequar à nova funcionalidade de vacinas. A guia Início da Venda permanece a mesma, onde você pode selecionar o cliente, veja:
Porém, ao selecionar nesta guia um cliente que comprou vacinas antecipadamente, isto mudará o comportamento da tela seguinte, a guia Venda.
Entenda passo a passo o novo comportamento desta guia:
1 Quantidade: A exemplo do que já acontecia, ao entrar nesta tela, o campo Qtd. fica automaticamente com o valor “1”. Para alterá-lo deve-se, no campo Produto, digitar a quantidade desejada e depois apertar a tecla * (asterisco). A partir de então acontece a mudança. Antes, o campo Qtd. teria seu valor imediatamente alterado para o número digitado. Agora, depois de inserir o produto desejado, ele continuará com o valor “1”, porém ao apertar Enter a Tela para Captura de Paciente aparece. Caso a quantidade selecionada for maior que um, depois de escolher o paciente que tomará a vacina o sistema ficará esperando você apertar Enter novamente e escolher outro paciente para tomar a vacina e repetir o processo até a quantidade informada ser alcançada.
Ao informar um item pelo código, o sistema escolhe um lote automaticamente, da mesma maneira que acontece no Caixa. Contudo, o critério é inverso, sendo priorizado o lote que vence depois.
2 Tela para Captura de Paciente: Citada no item acima, esta tela em si trata-se de outra novidade no Orcamento.exe. Nem sempre um(a) cliente toma a vacina, ele(a) pode apenas comprá-la para seu filho, cônjuge ou mãe, ou para toda a família de uma vez. Além disso, uma empresa pode comprar vacinas para todos os seus funcionários em um único pedido. O que esta tela faz é selecionar individualmente cada paciente que vai tomar a vacina. Veja:
3 F11 Consultar estoque: Ao fazer uma pesquisa no campo Produto, todos os itens correspondentes à sua busca serão listados:
Então, apertando o botão F11 Consultar estoque a tela Consulta Saldo em Estoque é aberta. Agora esta tela conta com os campos Reserva e Disponível. Estes novos recursos informam quantas vacinas já foram compradas por pagamento antecipado e quantas ainda estão disponíveis para venda.
O sistema não permitirá a venda de produtos com lotes selecionados automaticamente que não estejam no estoque (ou tenham quantidade menor do que o desejado). Quando você selecionar um produto nestas condições, será emitida a seguinte mensagem:
Clicando em sim, o sistema prosseguirá normalmente à primeira vista. Porém, quando você for vincular esta vacina a um paciente específico, esta mensagem de erro será apresentada:
Por outro lado, informando o código de barras de um produto, o sistema sugere o lote do código de barras. Neste caso, se a vacina não tiver estoque, será exibida a mesma mensagem questionando se o usuário deseja prosseguir com a operação. E, desta vez, quando for vinculada a vacina a um cliente, o sistema não vetará a operação, que prosseguirá normalmente.
4 Data de entrega: Uma importante novidade do Orcamento.exe é o campo Dt. Entrega, que determina a data de entrega de cada uma das vacinas do pedido. Basta, antes de apertar Enter para selecionar o paciente, digitar neste novo campo a data em que este paciente tomará a vacina.
Caso seja necessário alterar a data de entrega de alguma vacina, deve-se selecionar este item e apertar F6, para entrar em modo de cancelamento. Então, cancele o item e informe-o novamente com a data desejada.
Ao terminar todo este processo, serão listadas todas as vacinas que serão aplicadas abaixo, com a data de entrega de cada uma e outras informações como preço e lote:
Finalização
Avançando para a guia Total é imprescindível apertar o botão Pedido para reservar o estoque e manter o controle dos produtos ainda disponíveis para venda:
Fazendo isto, o sistema emitirá uma mensagem confirmando o número do DAV gerado:
Em seguida será questionado se você quer emitir o DAV:
Clicando em Sim o Pedido de Venda, que deve ser faturado no Caixa, é emitido:
O sistema atualiza a data de emissão do pedido caso haja alguma alteração neste pedido. Esta informação é relevante porque alguns relatórios baseiam-se na data de emissão do pedido para filtrar os dados e portanto serão impactados caso isto ocorrer.
Alteração de pedidos parcialmente faturados
No Orcamento.exe é possível alterar um pedido mesmo que ele já esteja parcialmente faturado. Ou seja, vamos supor que foi feito um pedido com sete vacinas e duas já foram faturadas. É possível abrir este pedido cancelar qualquer uma das cinco vacinas ainda não faturadas. Além disso, é possível adicionar novos itens ao pedido.
• Para trocar o lote de um item, é só cancelar este item (desde que ainda não tenha sido faturado) e incluir outro item igual, mas de outro lote;
• Os itens já faturados são exibidos em vermelho, e não podem ser alterados;
• Ao incluir um novo item, caso seja informada uma data de entrega anterior à data atual, o sistema exibirá uma mensagem de erro, impedindo a ação;
• Os itens que já tiverem sidos faturados não contam para a aplicação de promoção casada;
• Ao alterar um pedido parcialmente faturado, não será possível fazer mudanças de vendedor, convênio ou cliente.
Além disso, na guia Total, se você selecionar um pedido que já foi quitado parcialmente verá que o sistema irá avisar o quanto já foi pago da fatura:
É possível editar este valor, apertando o botão F11 Alterar. Fazendo isto, a seguinte tela será aberta:
Aqui você pode alterar o valor pago para qualquer quantia entre R$0,00 e o valor total do pedido. Vamos supor que você vai alterar para R$0,40.
Então, basta clicar em Confirmar e a seguinte mensagem será exibida:
Clicando em Sim, este valor será alterado no sistema. Inclusive, ao acessar o pedido no Caixa.exe, você verá que o valor do pagamento parcial foi modificado.
Caixa.exe
O Caixa também teve alguns ajustes para se adequar à nova funcionalidade de vacinas. Foi criada uma tela chamada Faturamento parcial de pedido. Para acessá-la basta, quando estiver na guia Venda, na parte superior da tela do Caixa, selecionar o DAV/PV desejado e clicar no botão Confirmar:
Fazendo isto, a nova tela será aberta. Nesta tela serão listados todos os itens pendentes do pedido, aqueles que já foram faturados não estarão na lista. A tela informa a data de entrega e quantas unidades pendentes restam para cada produto. Para faturar, você deve, no campo Qtd. a Faturar, digitar a quantidade, referente àquele item específico, que deseja faturar. Este processo precisa ser repetido em todos os produtos da lista. Caso tenha algum item que você não vá faturar, basta deixar o campo com o valor padrão, “0” (zero). Veja a nova tela:
Para desistir de faturar o pedido basta fechar a tela ou apertar ESC.
Caso o campo Qtd. a Faturar estiver zerado em todos os itens, o botão Faturar ficará desabilitado:
Agora, caso o campo Qtd. a Faturar estiver devidamente valorado com “1” ou mais em pelo menos um dos itens e o botão Faturar for apertado, o sistema irá emitir um cupom fiscal com os produtos selecionados.
Tanto a emissão do cupom fiscal quanto o seu cancelamento irão atualizar a quantidade faturada dos itens no pedido.
Depois disso, o sistema irá para a guia Venda, onde serão mostradas infirmações básicas, como os produtos que estão sendo faturados e o valor da operação. Para finalizar, basta ir ao lado, na guia Total, e clicar no botão Confirmar:
Se você faturar alguns itens do pedido, mas deixar pelo menos um em aberto, o pedido continuará disponível para escolha no Caixa. O DAV/PV só deixará de existir quanto o último item for faturado.
Recebimento antecipado de pedidos
O Caixa também oferece a possibilidade de fazer recebimentos antecipados. O título gerado já terá o valor descontado conforme a quantia paga com antecedência.
Para isso, acesse a guia Rec. Antecipado de Pedidos. No campo DAV, você vai informar o número do pedido. Ao lado, você pode consultar os DAVs através da seta. Veja:
O campo Saldo é informativo e não pode ser editado. Ele mostra quanto ainda falta ser pago para quitar o pedido. Logo abaixo aparecem dois campos interligados: Percentual e Valor. Você pode informar o percentual do pedido que será antecipado, que o campo abaixo será automaticamente atualizado. Também pode fazer o caminho inverso, informando quanto será pago antecipadamente, assim o sistema calculará a porcentagem a ser paga:
Caso você informe um valor que represente mais de 100% do que falta ser pago no pedido, o sistema automaticamente ajustará para 100%, não excedendo o preço do pedido. Depois de selecionada a quantia que deseja quitar, aperte o botão Confirmar:
Fazendo isto, você será direcionado à guia Total. Então, basta informar a finalizadora com que a operação será realizada e clicar novamente no botão Confirmar:
Quando for realizado um recebimento antecipado ou o seu respectivo cancelamento, será inserido um registro no banco de dados com a operação correspondente.
Desistência
Caso houver desistência de algum produto vendido no pacote de vacinação, você deverá faturar este produto no Caixa normalmente, emitindo o cupom fiscal. Depois disso, você deve realizar a emissão de uma nota fiscal de devolução.
Para isso, no Retaguarda, acesse: Vendas > Faturamento > Nota Fiscal do Cupom. Então, selecione o cupom desejado e clique no botão Devolver:
• Ao emitir uma nota fiscal de devolução para um cupom fiscal vinculado a um pedido em que houve recebimento antecipado, o valor da devolução será inserido no banco de dados com a operação correspondente.
• Tanto o acerto financeiro como os estornos no cartão de crédito devem ser realizados manualmente pelo usuário. O sistema não fará estes processos automaticamente.
Relatórios
Foram criados três novos relatórios para facilitar a administração das funcionalidades relacionadas às vacinas.
Além disso, o relatório ES0001L-18548=Posicao Atual de Estoques por Lote foi modificado. Agora ele conta com três novas colunas: Qtde Total, Reservada e Disponível, adicionadas para maximizar o número de informações fornecidas pelo relatório:
Vacinas vendidas x consumidas por cliente e pedido
Um dos relatórios criados especificamente para a funcionalidade de vacinas foi o CX3002=Vacinas vendidas x consumidas por cliente e pedido. Ele tem como objetivo informar quais vacinas cada cliente comprou e quais já foram tomadas. Assim, demonstrando quais vacinas ainda estão pendentes para cada cliente, com seus respectivos contatos listados ao lado. Veja:
• Filial;
• Cliente;
• Pedido;
• Período;
• Opção para listar apenas os pedidos pendentes.
• Número do pedido;
• Nome do cliente;
• Telefone do cliente;
• Nome do paciente;
• Data do pedido;
• Descrição do produto;
• Data de entrega;
• Quantidade comprada;
• Quantidade pendente.
Vacinas a vencer por pedido
O relatório CX3003=Vacinas a vencer por pedido tem o objetivo de auxiliar a empresa a avisar seus clientes quando determinada vacina está para vencer. O documento mostra as vacinas vendidas por antecipação que ainda não foram consumidas, com o nome do cliente e do paciente (que podem ser pessoas diferentes, como o primeiro sendo o pai e o segundo sendo o filho, por exemplo) e o contato para ligar e avisar que a vacina previamente agendada está vencendo. Observe:
• Período;
• Lotes a vencer: Selecione este item, caso você queira que o relatório mostre os lotes a vencer.
• Entrega a vencer: Ative esta opção, caso você deseje ver as entregas a vencer.
Caso ambos forem selecionados, o relatório mostrará todas as informações conjuntamente.
• Número do pedido;
• Nome do cliente;
• Telefone do cliente;
• Nome do paciente;
• Data do pedido;
• Descrição do produto;
• Data de entrega;
• Data de vencimento do lote;
• Dias para vencer o lote;
• Dias para a entrega vencer.
Recebimentos antecipados de pedido
Outra ferramenta importante criada foi o relatório CX3004=Recebimentos antecipados de pedido. Sua função é destrinchar todos os pagamentos antecipados referentes às vacinas que a empresa recebeu em determinado período. Além disso, ele também lista eventuais cancelamentos destes recebimentos, por meio do processo de devolução. Este relatório, por exemplo, pode ser enviado para o controle da contabilidade.
• Período: Data do recebimento antecipado;
• Número do pedido;
• Cliente;
• Paciente;
• Forma de pagamento.
• Número do pedido;
• Nome do cliente;
• Telefone do cliente;
• Nome do paciente;
• Data do recebimento;
• Valor do recebimento;
• Forma de pagamento.
