Para cancelar uma NFe (Nota Fiscal eletrônica) basta gerar um arquivo XML específico para o cancelamento e solicitar a autorização da Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda).
O emitente tem um prazo de 24 horas para efetuar cancelamento da Nota. Após o término deste período é possível fazer o cancelamento extemporâneo (fora do prazo). Além de outras opções como: nota de devolução ou carta de correção, dependendo da situação da NFe.
Para saber como cancelar uma nota fiscal de saída emitida, leia o artigo: Como fazer um cancelamento de nota fiscal de saída emitida?
Como cancelar uma nota fiscal eletrônica?
O processo de cancelamento ocorre em duas etapas no sistema. A primeira é a solicitação do cancelamento perante a Sefaz. Após possuir essa autorização a nota deve ser cancelada no sistema para efetuar as baixas necessárias no estoque e financeiro.
Como selecionar a NF-e para cancelar?
O cancelamento de uma NF-e pode ser efetuado a partir da tela de Cancelamento de NF Emitidas ou da tela Nota Fiscal Eletrônica.
Para iniciar o processo de cancelamento via formulário de nota fiscal eletrônica no Retaguarda, acesse: Vendas > Faturamento > Nota Fiscal Eletrônica.
Utilize os campos de seleção na parte superior do formulário, onde poderão ser selecionadas as NF-e por sua situação (todos, autorizadas, canceladas, criticadas etc.). O cancelamento somente poderá ser feito caso a nota esteja autorizada ou emitida em contingência.
Você pode utilizar também os campos da tabela para selecionar uma nota ou um dado específico digitando diretamente na célula correspondente ao valor que se quer pesquisar.
Como cancelar a NF-e?
O botão Cancelar Nota é responsável pelo início do processo de cancelamento, efetuando o envio da solicitação à Sefaz. Esse botão somente é habilitado caso o status da nota selecionada na listagem seja “Autorizada” e com data de emissão inferior a 24 horas, pois esse é o prazo nacional máximo para cancelamento definido pela Sefaz. Entretanto, este padrão pode sofrer alterações, já que alguns estados adotam outros prazos. Desta forma, tal prazo de cancelamento pode ser reconfigurado por meio do parâmetro “Quantidade de Horas do Prazo de cancelamento NFe”.
Uma vez identificada a nota fiscal a ser cancelada, pressione o botão Cancelar Nota. Será exibida uma mensagem solicitando confirmação para o cancelamento da transação vinculada à nota fiscal. Se a resposta for Sim, o sistema emitirá aviso informando que a requisição de cancelamento foi enviada e que a nota será cancelada somente após a autorização do cancelamento.
Como já mencionado, ao acioná-lo o sistema enviará um arquivo de solicitação de cancelamento da nota à Sefaz referente ao registro selecionado na listagem da tela, gerando também um registro na guia Cancelamento/Inutilização, para que posteriormente possa ser finalizado o cancelamento da nota. O retorno será visualizado na coluna Status da tela principal.
Esta ação apenas solicitará o cancelamento da nota perante a Sefaz. O cancelamento efetivo da nota no sistema somente poderá ser efetuado após o retorno com a aprovação ou não da solicitação na guia Cancelamento/Inutilização.
Como finalizar o cancelamento da NF-e?
A guia Cancelamento/Inutilização apresentará as notas com alguma pendência perante o cancelamento ou inutilização, permitindo melhor controle sobre as notas que devem ou não ser canceladas no sistema.
Na listagem, além de informações sobre os dados de cada nota fiscal, como Série, Nota, Cliente, Emissão e Valor, existe ainda a primeira coluna tratando do Status das notas fiscais pendentes de cancelamento no sistema.
Para finalizar o cancelamento clique no botão Finalizar Cancelamento. Assim, o sistema irá cancelar a nota efetivamente, estornando os valores de movimentação de estoque e financeiro. Somente após este processo a nota é removida da listagem de cancelamentos/inutilizações pendentes.
Como efetuar o cancelamento extemporâneo de uma NF-e?
O cancelamento da nota após o prazo das 24 horas é considerado extemporâneo. Para efetuar este procedimento o cliente deve verificar com a Sefaz de seu Estado se esta opção está disponível.
Após 24 horas o botão Cancelar Nota é alterado para Cancelar Nota Ext. automaticamente.
Este botão realiza o processo de cancelamento de nota, mas, antes de enviar o cancelamento, o sistema abre uma tela para que o usuário informe a autorização da Sefaz para execução do cancelamento extemporâneo.
Após retorno da Sefaz, finalize o processo de cancelamento da NF-e.
